HinweisgebersystemInformationen zur Hinweisgeberstelle nach dem HinSchG

Sehr geehrte Damen und Herren,

als Teil einer modernen Compliance-Kultur haben wir ein Meldesystem eingerichtet, an das Sie sich wenden können, wenn Ihnen Missstände oder Fehler bei uns auffallen. Wir sind bestrebt, uns jederzeit noch weiter zu verbessern und sind dafür auch auf Ihre Hinweise angewiesen. Hinweise können Sie unter Angabe Ihres Namens, aber auch anonym abgeben.

Über die Abläufe unseres Meldesystems informieren wir nachstehend. Bitte beachten Sie dabei, dass das Meldesystem nur für solche Mitteilungen eingerichtet ist, welche Verstöße unserseits gegen gesetzliche Vorgaben nach §§ 2, 3 HinSchG betreffen.

Das neue Meldeverfahren bei der Meldestelle läuft wie folgt ab:

1. Wenn Sie Anzeichen dafür erkennen, dass BeeFox GmbH gegen gesetzliche Vorgaben verstößt oder dass ein solches Risiko besteht, haben Sie die Möglichkeit, uns hierüber einen Hinweis zu erteilen. Hinweise können Sie per E-Mail an folgende Adresse schicken: meldestelle.aueg@brandi.net Die Hinweise werden durch die Kanzlei BRANDI Rechtsanwälte in Detmold entgegengenommen und bearbeitet. Sie können die Hinweise anonym erteilen oder unter Nennung Ihrer Identität. Die Meldestelle stellt sicher, dass Ihre Identität vertraulich behandelt wird und insbesondere der BeeFox GmbH gegenüber geheim gehalten wird. Denn den Zugriff auf Ihre Hinweise hat nur die Kanzlei BRANDI Rechtsanwälte als unabhängig von uns tätige Meldestelle, nicht BeeFox GmbH selbst. Den Inhalt des Hinweises bestimmen Sie. Wir bitten allerdings um möglichst konkrete Hinweise (was ist wann und wo passiert? Dauert das Risiko oder die Pflichtverletzung noch an? Welche Personen oder Unternehmen sind beteiligt?), um einerseits dem Hinweis möglichst effizient nachgehen, andererseits ein potentielles Risiko oder eine Pflichtverletzung so schnell wie möglich abstellen zu können.
2. Die Meldestelle wird die Hinweise entgegennehmen und Ihnen den Eingang der Hinweise spätestens binnen sieben Tagen bestätigen. Dies ist der Meldestelle allerdings nur möglich, wenn Sie den Hinweis unter Angabe eines Kontakts erteilen, an den sich die Meldestelle wenden kann. Die Meldestelle wird sodann prüfen, a.) ob die von Ihnen weitergegebenen Hinweise eine Pflichtverletzung oder ein solches Risiko begründen können, b.) ob und in welchem Umfang Maßnahmen geboten sind, um derartige Pflichtverletzungen oder Risiken zu beseitigen. Die Meldestelle kann mit Ihnen erneut Kontakt aufnehmen, sofern weitere Informationen zu den von Ihnen weitergegebenen Hinweisen erforderlich sind.
3. Die Meldestelle wird BeeFox GmbH über den Inhalt eingegangener Hinweise informieren (unter Wahrung Ihrer Anonymität sowie der Anonymität der ebenfalls im Hinweis genannten Personen). Die Meldestelle wird prüfen, welche Maßnahmen bei BeeFox GmbH erforderlich sind, um etwaige Risiken oder Pflichtverletzungen zu beseitigen bzw. zu verhindern. Die Meldestelle wird sich bei der Wahl notwendiger Maßnahmen mit BeeFox GmbH abstimmen. Allerdings ist sie dabei zu jedem Zeitpunkt unabhängig von BeeFox GmbH und wird die Entscheidungen selbständig und ohne Anweisungen von BeeFox GmbH treffen. Die Meldestelle stellt sicher, dass die von Ihnen weitergegebenen Hinweise unabhängig von Ihrer Person mit der gleichen Sorgfalt behandelt werden. Ebenso wird sichergestellt, dass Sie keine Nachteile aufgrund Ihres Hinweises durch BeeFox GmbH erleiden. Die Meldestelle wird BeeFox GmbH über den Inhalt der erteilten Hinweise in Kenntnis setzen, ohne dabei Rückschlüsse auf Sie als Hinweisgeber zu ermöglichen. Ihre Identität wird also geschützt. Wir weisen vorsorglich allerdings darauf hin, dass die Meldestelle befugt ist, die Identität des Hinweisgebers gegenüber BeeFox GmbH bekanntzugeben, wenn dieser vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet.
4. Über den weiteren Verlauf und die getroffenen Maßnahmen wird die Meldestelle Sie informieren. Mindestens einmal im Monat erhalten Sie eine Mitteilung über den aktuellen Verfahrensstand. Sobald die notwendigen Maßnahmen abgeschlossen sind, wird die Meldestelle Ihnen einen Abschlussbericht zukommen lassen. Selbstverständlich können Sie sich während des gesamten Verfahrens vertrauensvoll an uns wenden, falls Sie weitere Fragen oder Anliegen haben.

Mit Meldungen über Fehler oder Verstöße helfen Sie uns dabei, etwaige Fehler frühzeitig abzustellen und uns für die Zukunft noch weiter zu verbessern. Zögern Sie daher nicht, sich zu melden.